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Depuis 2012, le Laboratoire d’Astrophysique de Marseille (LAM) participe à une collaboration internationale avec de nombreux laboratoires dans le monde pour l’étude astronomique.
Le programme de recherche « SUBARU Measurement of Images and Redshifts (SuMIRe) » à Hawaï (USA) a pour objectifs scientifiques la cosmologie avec le recensement des galaxies, l’archéologie stellaire ainsi que l’étude co-évolution galaxies/noyaux actifs de galaxies .
Le travail du LAM sur ce projet se concentre sur deux éléments majeurs : la réalisation d’un instrument d’observation « Prime Focus Spectrograph (PFS) » et le pipeline de réduction des données pour ce système spectrographique. Ce grand spectrographe optique/proche-infrarouge multi-fibres offre la possibilité unique d’obtenir les spectres de 2400 cibles astrophysiques simultanément.
Les composants des modules de spectrographes, sous-ensembles et ensembles sont fabriqués dans différents pays du monde (Etats-Unis, Brésil, Japon, Europe) et forment au final un regroupement de quatre modules de spectrographe (SM1,2,3,4).
Une partie des éléments est d’abord importée en France, au LAM à Marseille où chaque module de spectrographe est assemblé et vérifié avant d’être démonté, mis en caisse et envoyé à Hawaï.
Pour la construction et l’exportation de ces modules spectrographiques sensibles, le laboratoire a décidé de faire appel à Ulisse pour tous ses transports. Les modules servent à incrémenter le télescope SUBARU dont le diamètre est de 8,20 m et situé sur le mont Mauna Kea à Hawaï culminant à 4200 mètres d’altitude.
Le rôle de notre unité de transport et logistique au cœur du projet SUMIRE
Besoin d’emballages sur-mesure
Livraison des deux premiers modules de spectrographe : 2019 et 2022
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Le rôle de notre unité de transport et logistique au cœur du projet SUMIRE
Le LAM a fait appel à Ulisse dès le début de son implication dans le projet pour la conception et la fabrication des caisses sur-mesure. Notre unité a également élaboré une stratégie douanière pour optimiser les coûts, puis a réalisé les différents transports. L’ensemble a fait l’objet d’un suivi personnalisé par un agent dédié.
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Besoin d’emballages sur-mesure
Dans un premier temps, le Laboratoire d’Astrophysique de Marseille a sollicité Ulisse pour la réalisation de caisses de transport dédiées aux éléments les plus sensibles à transporter.
Il était indispensable de fournir des emballages sur-mesure, avec un système de caisse interne suspendue via des amortisseurs à câbles. Celles-ci ont été conçues et fabriquées par l’emballeur sous marché avec Ulisse, à la suite de nombreux échanges et réflexions entre les 3 parties (Ulisse, le LAM et l’emballeur).
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Procédure douane
Ulisse se charge de l’envoi des modules vers Hawaï, et de tous les transports préalables depuis et vers le Japon, le Brésil et les Etats-Unis.
En prévision des formalités de douane, Ulisse a mis en place avec les douanes françaises et le LAM une procédure de dédouanement temporaire spécifique (perfectionnement actif). Celle-ci permet d’exonérer le laboratoire de droits et taxes lors des importations en France, ce qui représente un enjeu financier non négligeable. Cette procédure requiert un suivi très particulier par l’agent Ulisse, car des délais imposés par les douanes sont à respecter.
A la suite de la pandémie de Covid-19 et du retard généré sur l’avancée du projet, Ulisse a sollicité et obtenu des douanes des prolongations exceptionnelles au-delà du délai prévu par les textes pour les importations temporaires.
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Livraison des deux premiers modules de spectrographe : 2019 et 2022
De nombreux transports de composants opto-mécaniques ont eu lieu entre les partenaires du projet sous la responsabilité d’Ulisse et le LAM a progressé dans l’intégration et les tests du premier module de spectrographe. La livraison de ce premier module a été effectuée en novembre 2019, avec un envoi de 12 caisses soit 5,5 tonnes pour 40 m3, et une valeur marchandise de 2,5 millions d’euros. Le défi était de taille au regard des contraintes logistiques : caisses hors gabarit pour les soutes d’avions standard, fragilité et sensibilité du matériel, livraison sur une île très peu desservie.
En effet, la grande île d’Hawaii, celle du sommet de Mauna Kea n’étant pas l’île principale d’Hawaï, l’acheminement du matériel a nécessité l’étude de plusieurs pistes. Nous avons finalement trouvé une solution auprès d’une compagnie aérienne qui a transporté les caisses depuis Roissy jusqu’à Kona, avec de multiples escales. Par ailleurs la livraison au sommet du Mauna Kea (4207 m d’altitude), via une route sinueuse puis une piste carrossable, doit être effectuée par un transporteur accrédité. Enfin, une inspection phytosanitaire préalable doit être menée par les autorités locales.
Il en a été de même pour le second module, livré en octobre 2022, avec un transit via Roissy, Philadelphie, Louisville, Anchorage, Ontario et Honolulu.
La prise en compte de toutes ces contraintes et la coordination du projet a demandé une vigilance et un suivi accru de la part de l’agent Ulisse. Pour ce type de transports, la gestion de la partie logistique est un enjeu majeur, pour laquelle chaque détail compte.
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Interlocuteur dédié au projet
Pour ce type de projet au long cours, le laboratoire communique avec un interlocuteur privilégié chez Ulisse. Il est disponible pour accompagner les différentes parties prenantes et suivre l’ensemble du projet.
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Assurance du matériel
Ulisse assure tout matériel expédié, à hauteur de sa valeur (assurance ad valorem).
Malgré toutes les précautions prises en amont, certaines caisses ont été endommagées lors de l’envoi des éléments de spectromètre en 2019 vers Hawaï. Nous avons immédiatement fait intervenir notre assureur. Un tiers-agent a été mandaté sur place pour effectuer une expertise avec toutes les parties prenantes.
A l’issue de cette procédure, le LAM a été indemnisé à hauteur de 65 000 euros, pour couvrir les dommages constatés sur le matériel et l’emballage, ainsi que des frais de déplacement des chercheurs. Depuis l’émission des réserves à la livraison jusqu’au remboursement, Ulisse a coordonné la gestion du litige.
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Suite et fin prévue cette année (2023)
A l’heure actuelle, deux Spectrograph Modules (SM) sur les quatre prévus sont installés. L’unité Ulisse assurera la continuité logistique sur les prochaines étapes du projet. Les deux derniers suivront en 2023.
Témoignage du chef de projet David Le Mignant
« Pourquoi avez-vous fait appel à Ulisse pour la gestion du transport dans le cadre de ce projet SUMIRE ? »
Nous avions déjà travaillé avec Ulisse pour deux projets d’instrumentation pour des grands télescopes et avions été satisfaits de la prestation. Nous avons pris contact et avons pu discuter de nos besoins et de scénarios de prestations. Nous avons également pu avoir des devis estimatifs pour les prestations à venir et nous assurer que nous aurions le budget nécessaire pour les réaliser.
« Que pensez-vous du suivi des transports et de la communication bilatérale qui en découle ? »
Nous faisons au moins 20 demandes de transports nationaux et internationaux par an depuis 2015 et nous sommes très satisfaits de la gestion et suivi de ces prestations. Nous avons toujours un point de contact établi et bien identifié avec Ulisse quel que soit le moment de l’année et la communication est bonne.
« Quel est votre ressenti sur la gestion du litige du premier envoi de 2019 vers Hawaï ?
C’était une situation très frustrante indépendante d’Ulisse. Les problèmes de transport peuvent arriver. Ulisse et l’assureur ont été très réactifs afin de nous aider à estimer les dommages et nous permettre de nous réorganiser et continuer nos activités. Nous sommes satisfaits du montant de remboursement.
« Quelle valeur ajoutée apporte Ulisse sur le projet ? »
Ulisse a une valeur ajoutée importante sur un projet international comme PFS SUMIRE. Ulisse nous apporte une expertise et une forte expérience dans les transports et les opérations douanières. Ceci nous permet de déléguer une partie critique des activités du consortium. Dans le cas de PFS SUMIRE, ce sont tous les échanges importants du Spectrograph System qui sont pris en charge par Ulisse.
En savoir plus :
Prime Focus Spectrograph | SuMIRe Project (ipmu.jp)
PFS SUMIRE – ARNAUD MANSAT – audiovisuel (arnaud-mansat.fr)
