Commandes à Ulisse et paiement des factures

Une fois votre demande de prestation saisie et validée sur notre site (accès via le bouton « connectez-vous »), Ulisse vous adresse un devis listant les prestations à réaliser.
Ce devis vous convient ? Cet article détaille les étapes de la suite du processus.

Etape 1 : Votre bon de commande = votre acceptation du devis Ulisse

Votre bon de commande signé vaut acceptation du devis Ulisse et confirme votre engagement à réaliser la prestation. 

Le contact à qui envoyer votre bon de commande est inscrit sur le devis d’Ulisse.

Votre bon de commande contient :

• • Autant de lignes que le devis,
  • La date prévisionnelle de livraison de la prestation, 
  • Le numéro de votre prestation
  • La signature d’une personne dûment habilitée (ou attestation de signature électronique)

Si votre bon de commande est émis via Geslab sur crédit CNRS :

• • Montant hors taxes (HT) uniquement
  • Le code famille est XF01
  • L’adresse de facturation est votre adresse postale

A noter : dans certains cas (structures privées ou situées à l’étranger, montants importants, durée de réalisation longue…), Ulisse est susceptible de solliciter le paiement d’avance à réception de votre commande. Le montant à payer d’avance est le montant du devis.

A noter : La prestation n’est mise en place qu’à réception de votre bon de commande.

Etape 2 : Le service fait est simplifié pour les commandes CNRS à Ulisse

Pour les commandes sur crédits CNRS, le service fait est automatique depuis janvier 2026 !

En effet, les 3 étapes du service fait (réception, constatation et certification) seront réalisées automatiquement dans Geslab à la date prévisionnelle de livraison.

Exemples :

• • Si la date prévisionnelle de livraison inscrite sur votre bon de commande est le 10 mars 2026, le service fait sera automatique enregistré dans Geslab, le 10 mars 2026
  • Si la livraison est réalisée après la date prévisionnelle, pas d’inquiétude ! La facture sera émise après la date réelle de livraison.
  • Si la livraison est réalisée avant la date prévisionnelle, pas d’inquiétude non plus ! La facture sera également émise après la date réelle de livraison. Vous pourrez réaliser les 3 étapes du service fait manuellement à la date réelle de livraison.

Etape 3 : Transmission de la facture : deux cas distincts

La facture d’Ulisse est émise quand la prestation est réalisée. Le délai de paiement est de 30 jours à compter de la réception de la facture.

Cette facture est transmise différemment selon que la commande est réalisée sur crédits CNRS ou non :

• • Pour le cas, majoritaire, où le payeur de la prestation d’Ulisse est une entité CNRS, la facture « interne » vous sera adressée par mail, et uniquement par mail : voir l’étape suivante (4) pour la suite du processus.
  • Si le payeur de la prestation d’Ulisse est une entité non CNRS, la facture « externe » sera déposée dans Chorus pro, à son attention. La suite des opérations se fera selon le process classique de paiement de l’établissement via Chorus pro.

Etape 4 : paiement de la facture pour les payeurs CNRS

Une fois la prestation réalisée, Ulisse édite la facture interne correspondante et l’envoie en pièces jointes (pdf) d’un email adressé aux gestionnaires financiers indiqués dans la demande de prestation, avec copie au demandeur.

Le mail contient en PJ les pièces comptables suivantes :

• • Votre facture
  • Le récapitulatif des prestations réalisées et facturées
  • Votre bon de commande

Les factures internes ne sont pas déposées dans Chorus Pro. Les gestionnaires financiers ne recevront donc pas de workflow.

A réception du mail joint des 3 pièces comptables, le gestionnaire financier est invité à les vérifier et à les transmettre sans délai au gestionnaire dépenses du SFAC – service financier achats et comptabilité – de sa délégation régionale pour mise en paiement.

En cas de facture partielle, c’est-à-dire quand la facture ne porte que sur une partie des lignes de votre commande, les lignes qui sont réalisées, le gestionnaire financier de votre unité doit conserver le bon de commande dans l’attente de la facturation des lignes de commande à réaliser.

Pour toute question, le service gestion d’Ulisse est à votre écoute !

Coordonnées financières / informations légales d’Ulisse

Sigle : ULISSE (Unité de Logistique Internationale, Services et Soutien aux Expériences)
Code unité CNRS : UAR 2966
Code division : 1697
Adresse : 9 chemin de Bellevue – 74940 ANNECY
SIRET ULISSE : 180 089 013 04041
N° de TVA : FR40 180 089 013
Code APE : 7219Z

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